Protokol ve Nezaket Kuralları Nelerdir ? Misyon Koruma Sınavı



Protokol kuralları resmi görgü kurallarıdır. Kamusal ve sosyal hayatta protokol kuralları, başta yöneticilerin ve tüm çalışanların uymak ve uygulamak zorunda oldukları biçim ve davranış bütünüdür.

Protokol Kavramları

Özellikle üst düzey yöneticilerin iş hayattı ağırlıklı olarak protokol kuralları çerçevesinde yürütülür.
Bu sebepledir ki, yöneticilerin kamusal ve sosyal hayatları büyük ölçüde protokol kuralları içinde geçmektedir.
Bu yüzden, protokol kurallarını bilmek ve bu kurallara uymak insan ilişkilerinde, kurumlar ve uluslararası ilişkilerde kişisel, kurumsal ve milli saygınlık açısından bir zorunluluktur.
Çünkü protokol kuralları onurun ve saygınlığın koruyucusudur.

Protokolün Tanımı

Protokol, devlet ve diplomasi alanındaki törenlerde, resmi ilişkilerde ve sosyal hayatta uygulanması gereken kurallar toplamıdır.

Genel olarak kabul gören tanım, “Protokol, törenlerde ve resmi ilişkilerde yer gösterme ve öncelikler konusunda uygulanacak kurallar bütünüdür.”

Protokol resmi ilişkilerde izlenecek yol, yöntem ve görgü kuralları anlamına gelir ve söz konusu kurallara uyulması nezaket açısından gereklilik, protokol açısından ise zorunluluktur.
Kamu kurumlarındaki protokol kuralları önceden belirlenmiştir. Kişilerin ve kurumların sağlıklı iletişimlerinin temelini oluşturur. Toplum hayatında ise sosyal davranış kuralları ile birleşik ve iç içe uygulanır.

Çağdaş toplumlarda özel hayatın dokunulmazlığı temel insan hakkı olarak görülmüştür. Bunun yanında çağdaş toplumlar açısından resmi ve özel ayrımı yapmak anlamsızdır. Çünkü resmi hayatı düzenleyen kurallarla özel hayatı düzenleyen kuralları birbirinden kesin bir sınırla ayırmak imkansızdır. Devletler, uluslararası ilişkileri belirli protokol kuralları çerçevesinde yürütürler. Siyasi protokol, devletlerarası ilişkilerde uyulması adet olan ve uyulmaması kuralsızlık ve görgüsüzlük sayılabilen kuralların tümü olup, uluslararası ilişkilerde şekil yönünden izlenmesi gereken yoldur.

Türkiye Cumhuriyetinde devlet protokolü düzenleme ve gerektiğinde değiştirme yetkisi ve sorumluluğu Atatürk’ün Cumhurbaşkanı olarak imzasını taşıyan Ocak 1927 tarih ve 4611 sayılı Bakanlar Kurulu Kararnamesi ile Dış İşleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğüne verilmiştir.
Protokol kuralları; diplomatik hayatta bir büyükelçi, konsolos ve ataşe için ne kadar önemli ve gerekli ise, sivil kamusal hayatta da, her memur, şef, şube müdürü, ilçe/il ve bölge müdürü, daire başkanı, genel müdür, müsteşar ve bakan için o kadar önemli ve gereklidir.
Çünkü her yöneticinin günlük idari ve sosyal hayatı genellikle protokol içinde geçmektedir.



Bütün yöneticilerin sürekli yaptığı görevler vardır:
Resmi yazı yazmak ve imzalamak,
Teşekkür, tebrik ve taziye(baş sağlığı) mektubu göndermek,
Makamlarında resmi konuk ve ziyaretçi kabul etmek, görüşme yapmak,
İş ve nezaket ziyaretlerinde bulunmak,
Toplantı ve törenler düzenlemek,
Toplantı ve törenlerde resmi konuşma yapmak,
Toplantılara, törenlere, kabul törenlerine, kokteyl ve yemeklere katılmak,
Davet ve ziyafet vermek,
Davet ve törenlerde konukları karşılamak, ağırlamak ve uğurlamak,
Çiçek ve çelenk göndermek,
Toplantı, davet ve törenlerde uygun olarak giyinmek,
Giyim, konuşma ve davranışlarıyla kurumunu temsil etmek.

Kamusal ve toplumsal hayatta bir yöneticinin temsil niteliği de, en çok protokol kurallarına uymasıyla ortaya çıkmaktadır.



Ankara’da Uygulanan Devlet Protokolü Öncelik Listesi
1. Cumhurbaşkanı
2. TBMM Başkanı
3. Türkiye Cumhuriyeti Başbakanı
4. Genel Kurmay Başkanı
5. Ana Muhalefet Partisi Başkanı
6. Eski Cumhurbaşkanları
7. Anayasa Mahkemesi Başkanı
8. Başbakan Yardımcıları
9. Yargıtay Birinci Başkanı
10. Danıştay Başkanı
11. Diyanet İşleri Başkanı
12. Bakanlar Kurulu Üyeler
13. Türk Silahlı Kuvvetleri Kuvvet komutanları
14. Orgeneraller/Oramiraller
15. YÖK Başkanı
16. TBMM Başkan Vekilleri
17. TBMM’de Grubu Bulunan Siyasi Partilerin Genel Başkanları
18. TBMM Katip Üyeleri ve İdare Amirleri
19. TBMM’de Temsil Edilen Siyasi Partilerin Genel Başkanları
20. TBMM Siyasi Partiler Grup Başkanları ve Başkan Vekilleri

Karşılama ve Uğurlama

Yabancı devlet ve hükümet adamlarının resmi ziyaretlerinde veya ülkemizde dü-zenlenen çeşitli törenlerde, üst düzey sivil ve askeri erkânın karşılanma ve uğurlanmalarında tören şeklinde yapılması gereklidir. Bu tertip karşılama veya uğurlamalarda bulunacak kişiler, ziyaretin veya karşılanacak kişinin hüviyetine göre saptanır.
Resmi ziyaretlerde devlet protokolü devreye girer ve protokol yetkilileri her türlü işlemi ilgili kuruluşlarla işbirliği halinde yerine getirirler.

Karşılama ve uğurlamada sivil ve askeri erkân, mevki ve rütbelerine göre protokoldeki yerlerini alırlar. Bu grup, şayet şeref kıtası varsa, karşılamada kıtadan önce, uğurlamada ise kıtadan sonra dururlar; karşılanacak veya uğurlanacak konuğu sağ taraftarında görecek şekilde dizilirler. Bu düzenleme sadece erkekler içindir. Karşılama ve ya uğurlamada bulunan kadınlar sıraya girmezler. Uçakla gelen bir konuğu karşılarken, konuğun karşıtı olan en kıdemli kişi karşılama işini yapar.
Uğurlamada ise, en kıdemli en sonda durur ve konuk en son kişinin elini sıkarak veda eder. Otomobille gelen üst düzey konukların karşılanma ve uğurlanmalarında, törende bulunan erkekler otomobilin sağ tarafında, diğerleri ise sol tarafında onur konuğu ile eşini karşılıyor veya uğurluyor durumunda yer alırlar. Ancak, kadınlar çoğu zaman karşılama ve uğurlama törenlerine selamda bekleyerek katılırlar.

Otomobille yapılan uğurlamada uğurlanan kişinin ayrılışı sırasında otomobilin camını açarak sırada bekleyenlere el sallaması veya selam vermesi nazik bir davranıştır.

Uçak veya otomobil ile gelen veya giden konukların karşılanma ve uğurlanmalarında, siviller ve kadınlar ellerini sallar, askeri erkan ise selam duruşunda bulunur. Konuk eşi ile birlikte geldiği takdirde, yine ufak bir çiçek buketi sunulması gelenek olmuştur. Devlet başkanlarının ziyaretlerinde; bu görev genellikle milli veya folklorik kıyafetler giymiş küçük bir kız ve erkek çocuk tarafından yerine getirilir. Uçakla karşılamada önce davetli konuk sonra diğer heyet üyeleri uçaktan inmelidirler. Uğurlamada ise, davetli konuk en son binecek şekilde düzenleme yapılır.

Cumhurbaşkanının tüm resmi törenlere gelişinde “Sayın Cumhurbaşkanı” diyerek yüksek sesle veya mikrofon ile anons yapılmalıdır. Büyük salonlarda düzenlenen faaliyetlerde de Cumhurbaşkanının gelişi anons edilir, hazır bulunan kişiler Türkiye Cumhuriyeti devletine saygı gereği ayağa kalkmak durumundadırlar.
Düğün gibi özel bir faaliyete Cumhurbaşkanı’nın katılmaları halinde salona girişinin fark edilmesi üzerine herkesin ayağa kalkması gereklidir.




NEZAKET VE GÖRGÜ KURALLARI

Nezaket ve görgü kurallarının kanunlardan daha etkili bir yaptırım gücü vardır ki o güç insanlardaki beğenilme, sevilme, sayılma, itibar görme isteğidir. Bu istek kişiyi görgülü olmaya yöneltir. Nerede olursak olalım görünüşümüzle, davranışımızla çevremizi rahatsız etmemeyi ilke edinmek esastır. Nazik ve görgülü olmanın ilk ve önde gelen şartı budur.

Nezaket ve Görgü Kurallarında Kullanılan Kavramlar
Nezaket kuralları tanımı

“Nezaket maliyeti olmayan, ancak satın alma gücü yüksek bir değerdir.”

Nezaket, insanların birbirlerine zariflik, incelik ve ölçülü davranmaları veya birbirlerini incitmemek için gerekli özeni göstermeleri anlamına gelir.
Diğer bir tanımda toplumda bireylerin birbiriyle olan gündelik ilişkilerinde uymaları gereken ölçülü davranış kurallarıdır. Görgü ise topluma veya kuruma ait uyulması gerekli kaideler bütünüdür. Özel anlamda görgü hayatı medeni ölçüler içinde yönlendirme sanatıdır. Nazik olmadan, görgü kurallarına uymak mümkün olmadığı gibi, görgü kurallarını çiğneyen birinin de nazik olması beklenemez.

Nezaket kurallarının Önemi:
İnsanları gündelik hayatlarında en çok üzen, onları strese sokan faktörler, nezaket ve görgü dediğimiz toplumsal ve bireysel hayatın kurallarına uymamaktır. Bunlar önemsiz ayrıntılar olarak görülür. Nezaket, olaylara empatik bir yaklaşımla kendimizi başkalarının yerine koyarak bakmakla sağlanır. Nezaket, toplum tarafından konulan sosyal ahlak kurallarına uyularak gösterilir. İnsanların özel hayatlarında ve yaptıkları görevin özelliğinden dolayı nezaket ve görgü kurallarına önem vermeleri bireysel hayatın daha uyumlu ve düzenli olmasının yanında, iş ve halk arasında sağlıklı bir ilişkinin kurulmasına yardımcı olur. İnsanlarla samimi ve içten ilişkiler kurmanın şartı nazik ve samimi davranışlar göstermektir. Kaba, kırıcı ve kaprisli bir insanın, nazik davranışlar gösterip insanlarla sağlıklı ilişkiler kurması olanaksızdır. Nezaket, geleneklere uygun, saygılı, barışçı ve dürüst bir davranışın ifadesidir. Zarafet ise sosyal hayatda insanların görünümlerinin söz, yazı ve hareketlerinin hoşa giden bir niteliğe ulaşmasıdır. Terbiye, nezaket, görgü ve zarafet kavramları birbirinden ayrı düşünülmesi mümkün olmayan bir davranışsal bütündür. Terbiye; eğitim, görgü, belli bir eğitimle yetişmek iyi ahlak nezaket ve görgü kurallarına bağlılık anlamına gelir.

Görgü kurallarının tanımı

“İnsanlarla olan ilişkilerden nezaket ve görgüyü kaldıran, onun en büyük süsünü kaldırmış olur.” Çiçero

Görgü toplumun tarihi süreç içerisinde geliştirdikleri saygı ve incelik kuralları ve çeşitli durumlarda uyulması gereken ayrıntılı formalitelerdir. Bu kurallar toplumsal kesimleri ve grupları birbirinden ayırma ve hayatı kolaylaştırma, ilişkileri düzenleme işlevine sahiptir.
Yasal hiçbir yaptırımı olmayan görgü kuralları çiğnendiği zaman, uyumsuz sayılan bireyler toplum tarafından dışlanır.
Görgü kavramı için; “ hayatını iyi yönlendirme sanatı”, “nezaket kurallarını bilme ve onları doğru uygulama” gibi tanımlar yapılmaktadır. Nezaket ve görgü kurallarını birbirinden ayırmak pek mümkün değildir.
Bu kurallara uymayı bir hayat tarzı olarak benimsemek gerekir.



İş ortamında telefon kullanırken dikkat edilecek noktalar:
Telefonun yanında kâğıt ve kalem bulundurun. Böylece sizi arayan insanlar bunları aramanızı beklemez.
Telefona cevap verirken isminizi ve şirketinizin ismini kullanınız.
Ne kadar meşgul olursanız olun, olumlu bir yaklaşımınız olsun.
Not aldığınızda bunun işle ilgili bir not olduğuna önem veriniz. Arayanın adını, bölümünü, şirketini ve telefon numarasını not ediniz. Kendi adınızı ve mesajın geldiği saati yazınız.
Telefonla konuşurken sigara içmeyin ve bir şeyler yemeyiniz.
İki telefon görüşmesini aynı anda yapmayınız.
Telefonu kaldırır kaldırmaz cevap verin. Bir yandan iş arkadaşınızla konuşup telefondaki kişiyi bekletmeyin.
“Hoşça kalın” demeden telefonu kapatmayınız.
Dinleyin ve karşıdakinin sözünü kesmeyiniz.
Santralin nasıl çalıştığını öğrenin ve hiçbir zaman “sizi bağlamaya çalışacağım” gibi ifadeler kullanmayın. Bu üzücü ve profesyonel olmayan bir tavırdır.
Eğer arayan kişinin adını ve sorununu biliyorsanız, bir başka bölüme bağlamadan önce, bilgileri o departmana verin. Böylece müşteriler şirket içinde bir telefondan ötekine transfer edilirken “Size nasıl yardımcı olabilirim” sorusunu gereksiz yere defalarca dinlemek zorunda kalmazlar.

Cep Telefonu kullanımında Görgü Kuralları

Türkiye’de her 100 kişiden 12’si cep telefonu kullanıyor ve bu oran gittikçe artıyor. 19. yüzyılda icat edilen telefonun tarihçesini ve gelişimini de gözler önüne alındığında hayatımızın önemli bir parçası olan cep telefonu kullanımıyla ilgili oluşan görgü kurallarına dikkat etmek gereklidir.
Hayatımızı değiştiren cep telefonlarından, nezaket kurallarına uygun bir şekilde yararlanmalıyız.

Cep Telefonu Kullanma Kuralları

İzin almadan hiç kimsenin cep telefonu numarasını bir başka kişiye vermeyiniz.
Görüşmek istediğiniz kişiyi cep telefonundan kendiniz arayınız.
Başka birinden cep telefonunu ne ödünç isteyin ne de verin. Teklif edilmedikçe başkasının telefonunu kullanmayın ve çağrısını cevaplamayın.
Telefonunuzu küçük bir çocuğun yanıtlamasına izin vermeyin. Zira size iletilecek mesaj size ulaşmayabilir, hem kendi hem de karşınızdakinin vaktini israf edebilirsiniz.
Telefonda görüşürken ikinci bir çağrı geldiğinde önceliğin ilk arayanın olduğunu unutmayın. Eğer önemli bir telefon beklerken, bir başkası sizi ararsa kendisine telefon beklediğinizi ve konuşmanızın bölünebileceği uyarısını yapınız.
Otomobilde araç kiti ile görüşme yapıyorsanız, karşı taraf sizi aradığında yanınızda biri var ise arabada yalnız olmadığınızı ve konuşmasını bir başkasının da duyduğunu, ona konuşma başlamadan bildiriniz.
Cep telefonunuzu kolay taşıyabileceğiniz bir yerde taşımaya özen gösterin. Telefon çaldırırken, ne az ne de çok çaldırınız.
Telefonunuzu açık konumda bırakıp başka yere gitmeyin. Böylesi durumlarda ısrarla çalan zil başkalarını rahatsız edebilir.
Restoranlarda cep telefonunuzu masanın üzerine koymamaya ve cevap verirken sessiz olmaya dikkat edin. Asla yemek yerken telefon konuşması yapmayınız.
Telefonu yanıtladıktan sonra ‘bir saniye’ deyip karşı tarafı bekletmeyin. Müsait değilseniz, hemen başlangıçta konuşamayacağınızı ve karşı tarafı biraz sonra arayacağınızı belirtiniz.
Direkt telefonun alıcısına doğru öksürmeyin, hapşırmayın ve burnunuzu silmeyiniz.
ABS fren sistemi ile çalışan araçlara bindiğinizde, uçağa bindiğinizde cep telefonunuzu kapatmayı unutmayın.
Konferans salonları, sınıflar, ibadet mekanları, cenazeler, törenler, sinema, tiyatro ve konser salonları cep telefonunun mutlaka kapalı tutulması gereken yer ve sosyal olaylardır.
Diyelim ki bir törende ya da konserde telefonunuzu kapatmayı unuttunuz ve çaldı. Bu durumda en doğru davranış, telefonunuzu hemen kapatmaktır. Asla cevap vermeye çalışmayınız.



Davet Protokolü

Davetler sosyal hayatın önemli bir unsurudur. Davetlerde uyulması gereken kuralları bilmek, görgü ve nezaketin bir gereğidir. Yerel adetler, kişinin kendi zevk ve olanakları göz önünde bulundurularak davetler düzenlenir. Davetlerde, uyulması gereken kurallar vardır ve bunlar aynı zamanda toplumsal görgü kurallarıdır.

Davetlerde “bolluk” ve “incelik” arasındaki ayrım, göz ardı edilmemelidir. Davetlerde, inceliğe dikkat etmek, uyulması gereken en önemli görgü kuralıdır. Davetin iyi geçmesi, sadece en bol ikramın yapılması veya en çok gösterişin yapılması demek değildir.

Davetlerde Uygulanan Protokol Kuralları
Davetin hazırlanması, amaca göre davet edilecek kişilerin saptanması ile başlar. Resmiyet derecesine göre davet edilecek kişiler en az üç hafta öncesinden davetiye ve telefon ile aranarak davet edilmelidirler.
Çok resmi davetlerde baskılı davetiye daha uygundur. Ancak kişi adı el yazısı ile yazılmalıdır. Bu davet edilen kişiye verilen değerin ve gösterilen nezaketin bir gereğidir. Davet edilen kişilerde bu nazik davranışa karşılık vermelidir. Bunun için davet edilen kişiler davetiyedeki L.C.V (Lütfen cevap verin) ifadesinin gereği telefonla gelip gelemeyeceklerini bildirmelidirler.

Davetler bizzat veya davetiye göndererek yapılmalıdır. Bizzat davet, yüz yüze veya telefonla yapılır. Davet edilecek olan kişi yüksek bir statüye sahip biri ise davet, ziyaret edilerek yapılır. Davet etmenin diğer bir aracı da, kartla davettir. Mektupla davet de belirli hallerde kartın yerini tutar.

Davetin niteliği ne olursa olsun, hatırlı kişilerin, onur konuklarının bizzat davet edilmeleri, bir görgü ve nezaket kuralıdır. Bir dost yemeğine, arkadaşlar arası küçük bir kokteyle veya çaya davetiye şart değildir.



Davetlilerin Uyacağı Kurallar

Davet çağrısını alan şahıslar, konu ve tarihleri hemen takvimlerine kaydederler. Önemli bir mazeret sebebiyle katılmama durumu var ise telefonla davete teşekkür eder, en geç iki gün içinde mazeretlerini bildirirler. Bu durum oturma planı ve yemek miktarının belirlenmesinde önemlidir.
Kutlama gerektiren bir davete katılmama durumunda ise telgrafla nazik şekilde mazeret bildirilir ve tebrik edilir.
Üst makamlardan gelen davetlere katılmak zorunluluktur. Çok önemli mazeretler dışında mutlaka bu davetlere katılmak gereklidir.
Davet günü belirtilen ya da davet saatine ve türüne uygun kıyafet giyilir. Davet yerinde 15 dakika önce hazır olunur. Çok erken ve çok geç gidilmez. Davette aynı kişi ya da yalnızca davet sahibi ile uzun süre sohbet edilmez, farklı kişilerle tanışma ve konuşma imkanı aranır.
Davet esnasında uygulamadaki aksaklıklar göz ardı edilir, hatalardan söz edilmez. Yemeklerden şikâyetçi olunmaz.
Yemek öncesi ikram edilmesi halinde ikiden fazla kokteyl içki alınmaz.
Davete ev sahibinin haberi olmadan asla yabancı bir şahıs götürülmez.
Resmi bir akşam yemeğine davet edilen çiftlerin, davete ya ikisi birden katılır veya hiçbiri katılmaz.
Katılamayacağınız bir davete çiçek göndermek nazik bir davranıştır.
Resmi davetlere çocuklar ve 18 yaşından küçük kimseler kesinlikle götürülmez. Davet edilmeyen kişiler davetlere asla katılmazlar.
Çocuklar için düzenlenmiş bir davet olmaması halinde hiçbir davete çocuk götürülmez. Bu durum davetin düzeyini küçümseme anlamına gelebileceği gibi. davet sırasında çocukların kontrolsüz davranışları kötü görüntülere yol açar.
Davetten en son ayrılan durumuna düşülmez, ayrılışlar topluca yapılır. Bir davetten erken ayrılmak uygun değildir. Ayrılmayı gerektiren zorunluluk varsa ev sahibinden özür dilenerek izin alınır ve davetten çıkılır.

Davet Sahibinin Uyacağı Kurallar

Her davete aynı kişilerin çağrılmasından ve aynı yemek türlerinin verilmesinden kaçınılır.
Davet sahibi, davet saatinden önce kapıda hazır konuklarını karşılar.
Misafirlere yemekten ikinci defa almaları için ısrar edilmez.
Kendi aralarında görüşen ve eğlenen bir grubunun sohbeti yarıda kesilmez.
Davet esnasında konukların ölçülü olmaları konusunda ev sahibi sorumludur.
İçkiyi aşırı tüketenler takip edilmelidir.
Davet sahibi, yemeğe geçmeden önce asgari beşer dakikalık süre gelen konuklarla ilgilenmelidir.
Davet eşli ise konukların içeceklerini sormak erkek ev sahibine düşer.
Yemek listesi çok abartılı ve çok zor bulunan yemeklerden olmamalıdır.
Davet sahibi, davete geç kalan misafirler için ne kadar bekleneceğine karar verir ve yemeklerin soğumasına ve lezzetini kaybetmesine fırsat vermeden servise geçmelidir.

Davet Çeşitleri:
Bütün davetler başlıca üç kategoride toplanabilir;
i. Resmi olmayan davetler,
ii. Yarı resmi davetler,
iii. Resmi davetler.

Resmi olmayan davetler, sık sık katıldığımız veya kendi evimizde düzenlediğimiz arkadaş ve aile toplantılarıdır.
Yarı resmi ve resmi davetler; aralarında rütbe ve makam farkı olan, arkadaşlık ilişkileri görev ilişkilerinden sonra gelen, samimiyetin belli nezaket kuralları içerisinde olduğu davetlerdir. Amirinizin sizi davet etmesi veya davetinize katılması yeni göreve başlamanız sebebiyle eş değer konumdaki kişilerin tanışma amacıyla yaptığı davetler, sizin bu davetlere verdiğiniz karşılıklar bu kapsamda yer alırlar.



Yer Müşiri

Davetlilerin önceden görmeleri ve sıkıntısızca bulabilmeleri için isimlerinin kaydedildiği masa planına “yer müşiri”denir. Genelde belli bir tip masa için deriden yapılan ve küçük isim kartlarının uygun biçimde kenarlarına geçirileceği bir oturma planı şeması şeklindedir.

Evlerde ve resmi ikametgâhlarda düzenlenen ve 8 kişiden fazla düzenlenen yemeklerde yer müşiri kullanılması hem zarafet hem de kolaylık sağlaması açısından yararlıdır. Konuk sayısının çok fazla olduğu resmi yemeklerde ise her konuk için şahsi küçük kart hazırlanır ve oturacağı yer veya masa bu kartta belirtilir.

Yer müşiri normal olarak yemek odasının girişindeki holde uygun bir büfe veya masa üzerinde bulundurulur. Kalabalık davetlerde ise konukların yerlerini bulmalarına protokol görevlileri de yardımcı olur.

Onur masası konuklarına yer müşiri düzenlenmez. Bu masanın konukları daima protokol görevlileri tarafından yerlerine oturtulur.

Oturma Planları Konukların belirlenmiş olan öncelik sıralarına göre masada oturacakları yerlerin saptanması da geleneksel ve evrensel sayılabilecek protokol kurallarına göre yapılır. Bu çerçevede, elde mevcut imkânlara ve masa durumuna göre, gereğinde belli bir ölçüde esneklik de getirilmek suretiyle oturma planı hazırlanır.

Oturma Planı hazırlama kuralları
Tecrübeli diplomatlar davetin çeşidine göre en uygun oturma planını ortaya çıkarırlar. Çünkü bu konuda tecrübe sahibidirler. Oturma planları masanın şekli ve kişi sayılarına göre farklı şekillerde planlanır. Olanaklar ölçüsünde karı-kocaya karşılıklı değil, yan yana olmamak kaydıyla aynı sırada yer verilmelidir.
Kadın ve erkekler dönüşümlü oturtulmalıdır. Çok zorunlu durumlarda iki erkek veya iki kadın yan yana oturabilir.
Tek kadınlara yaş ve sosyal durumlarına göre yer verilmelidir.
Sadece erkekler arasında düzenlenen yemeklerde birinci yer ev sahibinin sağıdır. Onur konuğu varsa, ev sahibinin karşısına alınır.
Ev sahibesinin de katıldığı yemeklerde erkek konuklar için birinci yer ev sahibinin sağıdır.
Yemekte ev sahibesi bulunmuyorsa, ev sahibi karşısına en yüksek dereceli konuğu veya başka bir kadın konuğu alabilir.
Uzun, tek masanın merkezleri (ev sahiplerinin oturdukları yerler) konukların durumuna göre saptanır. Masa uçlarında oturmaları sakıncalı olacak konuklar varsa, bu durumda merkezler masa ortasına alınır.
Hatırlı konuk sayısının fazla olduğu yemeklerde kimseyi incitmemek için konukların küçük masalara dağıtılmaları ve her masada ayrı merkez oluşturulması daha uygun olur.



Davetlerde Önde Gelme Sırası

Protokol kurallarının titizlikle uygulanması gereken çeşitli resmi tören ve toplantılar ile resmi ve gayri resmi yemeklerde konuklar için öncelik sırası saptanır; bu sıraya da ilgililerin saygı göstermeleri zorunludur. Her bir faaliyetin özelliğine göre öncelik sırasında yer alacak kişilerin listesi ve bunların önde gelme sıraları ülkemizde Dışişleri Bakanlığı, Protokol Genel Müdürlüğü, çok büyük faaliyetlerde ise özel olarak kurulan komisyon veya komiteler tarafından düzenlenir.
Protokole göre öncelik ve önde gelme sıralaması her ülkenin milli özellikleri, devlet gelenekleri ve yerleşmiş sosyal davranış kurallarının bir ürünüdür. Zaman içinde yenilenen ve gereğinde kolaylıkla değiştirilmesi gereken öncelik sırasının saptanması idari düzenleme veya yönetmeliklerle yapılmaktadır.

Ziyaretlerde uygulanan öncelik sırasını gayri resmi ve resmi olmak üzere iki başlık altında toplayabiliriz. Her iki çeşit öncelik sırası ülkeden ülkeye bazı değişiklikler gösterirse de, asıl kurallar hemen aynıdır.

Aşağıda belirtilen öncelik sıraları katı kurallara bağlı kalmaksızın sadece yön vermek amacıyla verilmiştir.

Gayri Resmi Öncelik Sırası

Davetlerde, özellikle gayri resmi yemek davetlerinde bazen konukların masadaki oturma düzeninin sağlanmasında güçlüklerle karşılaşılır. Aşağıda belirtilen hususlar gayri resmi Öncelik sırasında gelenek halini almış ve büyük ölçüde kabul görmüş, hemen hemen her ülkede geçerli kurallardır. Konuklan yaşları eşit olduğu takdirde, masa oturma planında göz önünde tutulması gereken gayri resmi öncelik sırası şöyledir;
1) Bir yabancı, örneğin davet edilen konuğun beraberinde getirdiği arkadaşı.
2) Geçmişte resmi bir makam işgal etmiş olan konuk.
3) İlk defa davet edilen konuk.
4) Birkaç defa davet edilmiş olan konuk.
5) Sık sık davet edilen konuk.
6) Ev sahiplerinin arkadaşları ve akrabaları.
7) Ev sahiplerinin çocukları.

Sofra Kuralları

Sofraya Oturuş
Yemeğe geçilmeden önce oturma planından yerler kontrol edilir ve öğrenilir. Resmi akşam yemeklerinde önce ev sahibi erkekle, onur konuğu salona girer daha sonra diğer davetliler onları takip eder. Resmi veya gayri resmi öğle yemeklerinde, yemek salonuna girişte kısıtlama yoktur. Herkes o esnada konuşmakta olduğundan salona geçmek serbesttir. Girişte bayanlara öncelik tanınır. Yemek salonuna geçildiğinde, bütün bayanlar oturmadan, erkekler oturmamalıdır. Erkekler sağ taraflarındaki bayanların oturmalarına yardımcı olur.
Ev sahibi ve erkek onur konuğu, yemek salonuna en sonda girebilir. Eğe misafirler arasında çok yüksek rütbeli subaylar veya devlet büyükleri varsa bunlarla, ev sahibesi yemek salonuna birlikte girerler.
Ev sahibi ile şeref misafiri bayan bunları takip ederler. Resmi olmayan yemeklerde, önce ev sahibiyle bayanlar, arkadan erkekler yemek odasına girerler.



Yemeklerde Uyulması Gerekli Kurallar

Yemek masasında otururken dirsekler ve kollar masa üstüne konulmaz. Sadece bileklerden itibaren olan kısım masaya temas eder. Kullanılmadığı zaman her iki el veya biri masanın altında tutulur.
Yemek yerken vücut masaya dik durur, sadece baş eğilmelidir. Ancak lokma ağza götürülürken baş tabağa değecek kadar öne eğilmez, sırt kamburlaştırılmaz.
Masada dirsekler fazla açılıp yandakiler rahatsız edilmez.
Masada iken uzanamayacak kadar uzakta olan malzemeler (tuz, biber vb. gibi) ayağa kalkıp alınmaz. Garson yok ise, kibarca istenebilir.
Masa altından ayaklar karşıya doğru uzatılmaz.
Masadan geçici olarak ayrılmalarda sandalye çekildiği gibi bırakılmaz içeriye doğru itilir.
Sağınızda oturan bayanın sandalyesine oturup, kalkmasına yardımcı olunur.
Garsondan veya görevlilerden nezaketle ve alçak sesle istekte bulunulur. Yemek esnasında yemeklerin olumsuzluklarından bahsedilmez.
Yemekten önce beğenilmeyen yemeklerden söz edilmez.
Servisteki bir hata kesinlikle söylenmez.
Kaza eseri yemekte istenmeyen cisimler çıkarsa, ev sahibini zor durumda bırakacak bir harekette bulunulmaz. Yemek yenmese bile masada kalır ve diğer tabaklar1a beraber kaldırılır. Aynı durum lokantada olursa, garsona tabağı değiştirmesi söylenir. Bilinmeyen yemekler yenilmeden önce sorulabilir veya bilenden taklit edilir. Yanınızda oturana tabak vermek zorunda kalınırsa, tabak içindeki çatal ve bıçak tabağın bir kenarında olur.
Bir şey içerken yavaş içilir. Ağızda yemek varken su içilmez. Su bardağının tamamı bir defada içilmez, yudumlanır.
Ağza alınan lokma çok büyük olmaz.
Lokma çiğnenirken ağız açılıp kapanmaz. Dudaklar kapalı olur.

Toplantılarda Dikkat Edilecek Kurallar

Başarılı toplantı düzenlemek bir sanattır. Görüş birliğine varmak, kararlar almak, bilgilenmek ya da bir takım sebeplerle yapılacak toplantılarda ayrılan zamana uyulması ve belirlenen gündem maddelerinin tamamen görüşülmesi çok önemlidir. Gündem maddelerinin dışına çıkmak, toplantının ciddiyetini bozacak davranışlarda bulunmamalıdır.
Dış mekânlarda geçerli olan bütün kurallar toplantılarda da geçerlidir. Her toplantı ciddiye alınmalıdır ve belirtilen vakti geçirmeden orada bulunulmalıdır.
Toplantı düzenleyen yönetici, konuşmasını ve selamlamasını yaptıktan sonra gündemin vaktinde başlatılmasına özen göstermeli, dinleyici ve katılımcıları iyi dinlemeli, fikirlerini ifade etmeleri için insanları cesaretlendirmelidir. Notları düzgün olmalı, sözleri ve davranışlarıyla zarif ve anlayışlı olmalıdır.
Toplantılar her türlü fikrin dile getirileceği ve açıklanacağı yerlerdir. Bu sebeple kişiler rahatsız edici konuşma ve davranışlardan kaçınılmalıdır.
Toplantıya çok geçerli bir mazeretten dolayı geç kalınırsa giriş fark ettirilmeyecek şekilde, kapı açılarak başkana özür selamı verilerek sessizce yerine geçilmelidir. Bu arada yanınızdaki şahsın rahatsız edilmemesine dikkat edilmelidir.
Fikir yoğunluğu olan toplantılarda, kişilerin dikkatlerini toplaması için ara verilmeli ve içecek ikram edilmelidir.
Toplantılarda söz almak için uygun zamanı seçmeli, konuşulacak konular önceden toparlanmalı ve iyi ifade edilmelidir.
Toplantılarda oturuş şekline de dikkat edilmelidir.



Zaman ve Mekâna Uygun Giyim

Giyim, bulunulan ülkenin geleneklerine, iklim ve mevsim şartlarına, kişinin makamına katılacağı faaliyetin resmiyet derecesine, şahsi zevk, moda ve maddi olanaklarına göre değişen, dikkat edilmesi gereken bir konudur. Zira insanın toplumdaki kişiliğinden öncelikle onun dış görünüşü göze çarpar.

“İnsanlar dış görünümlerine göre karşılanır, fakat şahsiyetlerine, kültür ve bilgi birikimlerine göre uğurlanırlar”

En doğru giyim tarzı insanın kendi kişiliğine yakıştırdığı kıyafettir. Önemli olan, sosyal davranışlarla gelenek halini almış olan alt ve üst sınırlara dikkat etmektir. Klasik ve alışılagelmiş olan bazı giyim kurallarına göre hareket edildiğinde herhangi bir sorunla karşılaşılmaz.
Güzel giyinmek, pahalı ve lüks kıyafetler giymek demek değil zarif, temiz, sade ve kişiye yakışan kıyafetlerin nerede ve ne zaman giyilebileceğini bilmek demektir. Gidilen her yerde ve yaşanan her çevrede, bir kimse, karşılaştığı kişinin kim olduğunu öğrenmeye gerek görmeden, çoğu zaman kıyafetine göre işlem yapar.
Hangi çeşit kıyafetin günün hangi saatinde giyileceğini bilmek, giyimde başarı için ilk şarttır.

Giyim ve Toplumsal Hayat

Elbiseler insanın kişiliğini yansıttığından, kıyafetimizin yalnız güzel olmasına değil; amaca, çevreye, saate ve ortama uyum sağlamasına da özen göstermemiz gerekir. Modaya her ne kadar uygun olsa da çok aşırı ve alışılmamış modeller ve renklerden sakınmak, biraz daha ölçülü modeller seçmek en akıllı yoldur.
Erkek giyiminde kurallar çok az ve belirlidir, seçim olanağı da sınırlıdır.
Hemen hemen her ülkede erkekler koyu lacivert, gri ve kahverengi kıyafetleri tercih ederler. Erkeklerin giyimi kadınlara göre daha sade olup, onlarınki kadar büyük ve sık değişmelere uğramaz.

İnsanlar Üzerindeki Etkileri

Ne kadar iyi ve düzgün giyinirsek, çevremizin o kadar saygı ve hayranlığını kazanırız. Yabancılar bizim hakkımızda yargıda bulunmak için ilk olarak giysilerimize bakarlar; yoksa, ne olduğumuzu kimse anlamaya çalışmaz. Giyim, gerek bizim üzerimizde, gerekse bizi görenlerin üzerinde kesin bir etki yapar. Bugün birçok sürekli sosyal olaylar içinde ve bu ayrı ayrı olaylar anında hep değişik ve onlarla ilgili elbiseler giymek zorundayız. Bunlar için standart elbise örnekleri meydana gelmiş ve bu doğrultuda oluşmuş kurallar ortaya çıkmıştır.

Erkek Giyim

Frak Frak, çok resmi ziyaretlerde, kabullerde ve evlenme vb. yerlerde giyilen klasik bir elbisedir. Çok iyi ve düz siyah kumaştan dikilir. Çift sıra düğmeli ve yakası siyah ipektendir. Beyaz pike ya da siyah yelekle giyilir. Gömlek beyaz, yaka dik, kolalı ve uçları kırıktır. Frakla beyaz kravat takılır. Pantolon da aynı kumaştandır. Ayakkabılar ve ipekli çoraplar da siyahtır. Frakla daima beyaz deriden eldiven takılır.

Frakla silindir şapka giyilir. Frakla gidilmesi gereken toplantılar için gönderilen çağrılarda bu özellik belirtilir.

Smokin Ülkemizde birçok yerlerde giyilen bu elbise, batıda yalnız gece elbisesi olarak kullanılır. Kumaşı da frakta olduğu gibi, iyi kumaş ve düz siyahtır Çift düğmeli kruvaze ceketi vardır. Yakaları mat vesiyah ipektendir. Günümüzde siyahtan başka renklerde smokinler giyilmektedir. Pantolonun paça kıvrımı yoktur ve iki dış yanında boydan boya siyah ipek şerit dikilmiştir. Smokinle, göğsü, kolları ve yakası kolalanmış beyaz gömlek giyilir ve siyah papyon kravat bağlanır. Küçük şık beyaz bir cep mendili de şarttır. Çoraplar siyah ve ipektendir. Çok hafif olan ayakkabılar da siyah deri ya da rugandan tercih edilir. Giysiler insanın kişiliğini yansıttığından, sadece güzel ve şık olmakla kalmamalı, amaca, çevreye ve zaman dilimine de uymalıdır. Açılış, resepsiyon, gece ya da bir galaya davette genellikle nasıl bir kıyafet giyileceği belirtilir, belirtilmemiş ise mutlaka sorulmalıdır.

İnsanın her yaşta kendisine özen göstermesi, dış görünüşünün temiz, derli toplu olması gerekir. Bu insanın kendisine ve başkalarına karşı saygısının en önemli göstergesidir.



Kadın Giyim
İyi giyinmesini bilen bir kadın, öncelikle kendisine uyan kıyafet tarzını bilen, moda hakkında yeterli bilgi sahibi olan, ayrıca yenilik ve değişikliklere dikkat eden kimsedir. Temiz ve güzel giyinen bir kadın kendisine yakışan renk ve giysileri, saç ve makyaj stilini öğrenir ve zamanla kazandığı tecrübe ile nerede nasıl giyinmesi gerektiğini öğrenir. Kadınlar genellikle gardıroplarını açtıklarında giyecekleri elbiseyi bulmakta sıkıntı çekmezler.
Kadın giyiminde moda şüphesiz önemli bir ağırlık taşımaktadır. Bununla birlikte, giysilerde sık sık değişiklikler yapılmaktaysa da, aslında pek önemli farklılıklar yoktur. İyi ve şık giyinen kadınlar körü körüne modayı izleyenler değil; hangi elbisenin kendilerine yakıştığını, ne zaman ve nerede neleri giyebileceğini bilenlerdir. Öyle kadınlar vardır ki, yıllardan beri giyimlerinde temel değişiklikler yapmamışlardır; fakat yine de kıyafetleri durmadan esen moda rüzgarına rağmen hiç bir zaman yadırganmaz.
Bunun sebebi, bu kadınların kendilerine en çok uygun kıyafeti ve tarzı bulmuş olmalarıdır.
Giysiler insanın kişiliğini yansıttığından, sadece güzel ve şık olmakla kalmamalı, amaca, çevreye ve zaman dilimine de uymalıdır.
Etrafınızdaki insanlara saygı duyarsanız, kendinize de bakarsınız. Şık ve pratik bir gardıroba sahip olmak için yalnızca, vücut tipinize ve koşullara uygun, belli kalitede giysiler seçmek yeterli değildir.
Yaş unsuru da giyimi etkileyen önemli unsurlardandır.

Bilindiği gibi mükemmeli ortaya koyan daima ayrıntılardır. Mükemmel ise bir ayrıntı değildir.
Özellikle yönetim hayatımızda, resmi ve özel ilişkilerimizin sınırını ve seviyesini belirleyen unsur, “Protokol Kuralları” ya da öteki anlamıyla “Resmi Nezaket Kuralları”dır. Bize önemsiz gibi gelen bazı hususlar, üstlerimizce özellikle istenebilir. Toplum hayatında olduğu gibi resmi ilişkilerde de uymamız gereken nezaket ve görgü kuralları, hem biz kamu görevlilerinin hem de hizmet etmekle görevli olduğumuz vatandaşlarımızın resmi iş ve işlemlerinin daha süratli ve olumlu sunulmasını sağlamaya yöneliktir. Öyleyse günlük yaşamımızın her safhasında karşılaşacağımız bazı resmi nezaket kurallarına kısaca bir göz atalım:

1-Yöneticinize daima saygılı hitap edin. Ona taşıdığı ünvana göre, “sayın müdürüm”, “sayın başkanım”, “sayın kaymakamım” ve “sayın valim” deyin veya “efendim” diye hitap ederek söze başlayın.

2-Üstünüzün makamına girerken ceketinizin düğmeli olmasına dikkat edin, palto ve şapka ile girmeyin. Cep telefonunuz varsa ya dışarıda bırakın ya da kapatın. Yöneticiniz “buyurun oturun” demeden oturmayın veya oturmanız gerekiyorsa “müsadenizle efendim” diyerek oturun. Otururken amiriniz ve üstleriniz karşısında bacak bacak üstüne atmayın. Konuşmalarınızda daima nazik ve saygılı ifadeler kullanın. Konuşurken ve dinlerken yüzüne bakın. Yöneticiniz size “hoş geldiniz” veya “güle güle” derken toka etmek için elini uzatmıyorsa, önceden elinizi uzatmayın. Otururken üstünüz ayağı kalkıyorsa siz de kalkın. Görüşmenizin sonunda size “memnun oldum, teşekkür ederim” derse, toka etmek için elini uzatırsa, kalkıp gitmeniz gerektiğini anlayın.

3-Yönetici veya üstlerinizin makamına birden çok kişiyle girdiğinizde konumunuza ve kıdeminize göre sıralanarak oturun. En üst veya en kıdemli olan masaya ve yöneticiye en yakın yere oturur. Ancak, siz içeride iken sizden üst birisi gelirse oturduğunuz koltuğu terk ederek, bir geriye gitmeniz gerekir.

4-Yöneticilerinizle ya da akranlarınızla görüşmek için önceden sekreteriyle irtibat kurarak gidin. Yöneticinizin yanında biri varken zorunlu değilse veya kendisi çağırmadıysa girmeyin, girmek zorunda olduğunuzda da önce özür dileyin.

5-Protokolde üst daima sağdadır. Ast olarak otururken, ayakta dururken veya yürürken daima üstünüzün soluna geçin.

6-Bir toplantı için üst makama başkaları ile birlikte davet edilmiş iseniz, toplantıya zamanında ve toplantıya girecekleri bekleyip, beraber toplantıya icabet edin. Toplantıda, toplantı başkanından izin istemeden konuşmayın ve daima toplantı başkanına hitaben konuşun.

7-Toplantıya katılırken, üst makama iş görüşmesi için çıkarken veya üstleriniz tarafından çağrıldığınız zaman yanınızda not almak için mutlaka bir ajanda bulundurun.



8-Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır. Toplantı ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur. Yani en üst en son konuşur. Konuşma sırasını buna göre belirleyin. Astlar daha çok teknik ve ayrıntılı konularda, üstler ise stratejik konularda ve genel nitelikte konuşma yaparlar. Konuşmalarınızın tören veya toplantıya katılan en üste hitaben olmasına dikkat edin. Konuşmalarınızın başında ve sonunda toplantıya katılanları selamlamayı unutmayın.

9-Resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir. Sizden üst biri aracınıza bindiğinde sağ arka köşeyi ona bırakın, özel bir araca bindiğinizde ise şoförün yanındaki koltuğa oturun.

10-Protokolde karşılama ve uğurlamalar çok önemlidir. Karşılamada en üst olan, misafire ilk önce, “hoş geldiniz” der ve toka eder; uğurlamada ise en son “güle güle” der ve toka eder; Havaalanlarında ve diğer araçlı resmi karşılamalarda yüzünüz aracın kapısına dönecek şekilde kapının sağında, uğurlamada ise bu kez araç kapısının solunda yer almalısınız. Üst yönetici uğurlanırken el sallanmaz, sadece başla selamlanır. Ev sahibi önden gider ve buyur eder. Ancak, önde yol gösteren biri varsa veya bilinen bir yere gidiliyorsa (giriliyorsa) ev sahibi misafirin ya da üstün soluna geçerek refakat eder. Üst yöneticinizi, odanızın kapısında değil, binanızın kapısında karşılayıp, uğurlayın. Akranınızı dairenizin kapısında, ast konuğunuzu ise odada ayağa kalkarak ve tokalaşarak karşılayıp, uğurlayın.

11-Amiriniz veya üstünüz, ziyaretinize veya denetiminize geldiğinde ilke olarak makam koltuğunuzda oturmayın. Misafir koltuğuna geçip, karşısında oturun. Ama baş yöneticiniz geldiğinde kendisini makam koltuğuna buyur edin. Çünkü siz orada onu temsilen oturuyorsunuz. Başka hiç kimseye koltuğunuzu vermeyin.

12-Kendi makam odanızda da olsa amirlerinize ve üstlerinize daima saygılı olmak, protokol ve nezaket kurallarına uymak zorundasınız. Unutmayın amiriniz veya üstünüz size önem ve değer verdiği için odanıza gelmiştir. Yoksa her an sizi kendi odasına çağırtabilirdi.

13-Makamınızda amiriniz, üstünüz veya resmi bir ziyaretçiniz varken içeriye gerekmedikçe astlarınızdan kimseyi almayın. Zorunlu olmadıkça telefonla görüşmeyin, evrak imzalamayın ve başka şeylerle meşgul olmayın. Mecbursanız, en azından özür dileyin ve izin isteyin.

14-Üstlerinize ağabey, abla ve eşlerine de yenge v.b. gibi hitapları kullanmayın; beyefendi, hanımefendi diye hitap edin. Ayrıca hizmet sunduğunuz vatandaşlara da abi, abla, dayı, amca, teyze v.b. gibi hitaplarda bulunmayın, hanımefendi, beyefendi şeklinde hitap edin.

15-Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlayın. Bir de unutmayın, telefonu kim açtıysa önce o kapatır. Ancak, üstünüzle telefonla görüşürken, üstünüz kapatmadan önce siz telefonu kapatmayın. Üstlerinize sekreter veya santral aracılığıyla telefon etmeyin. Rütbece ve statü olarak ast olanların, üstleri ararken sekreter veya santral kullanması doğru değildir. Doğrudan bizzat kendiniz arayın.

16-Bir makama, resmi daireye görüşmek için gidildiğinde, makam veya görevlinin masasına elinizi, kolunuzu koymayın, elleri masaya koyup eğilerek konuşmayın. Odanıza gelen misafirlerinize (ziyaretçilerinize) ayağa kalkarak, hoş geldiniz deyin ve toka edin ve unutmayın misafirinize yapacağınız en güzel ikram güler yüzdür. Makam odanızda siz daima ev sahibisiniz. Görevlileriniz çay v.b. ikram ederken önce misafirinize (misafirin en büyüğünden başlayarak) ve en son size sunmak durumundadır.

17-Yeni tayin olan akran ve üstlerinize tebrik için önce siz ziyarete gidin. Siz, yeni göreve başladığınız bir yerde, ilk önce üstünüzü ziyaret edin.
18-Resmi yemeklerde ev sahibi (yemeği veren) “buyurun” demedikçe, ev sahibi ve onur konuğu yemeğe başlamadıkça siz de başlamayın. Ev sahibi ve onur konuğu masadan kalkmadan siz de kalkmayın. Resmi yemekte, ev sahibi olan birinci adam davetlileri kapıda karşılar; uğurlamada ise kapıda ev sahibi olan ikinci adam bulunur.

19-Resmi konuşma yaparken kesinlikle “ben” demeyin, daima “biz” veya “müdürlüğümüz” deyin. Başkalarına daima “siz” diye hitap edin. Her zaman ve herkese “lütfen” deyin ve teşekkür edin.

20-Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın. Tanıştırma daima ayakta ve ilk karşılaşmada olur. Küçüğü büyüğe, erkeği bayana, ünvanı, adı ve soyadıyla takdim edilir.

21-Protokolde daima küçük büyüğe, bayan erkeğe, ast üste selam verir. Bu nedenle üstlerinize selam verin, astlarınızın selamlarına da mukabele edin. Akranlarınıza da önce siz selam vermeye çalışın. Toka etmek bir sevgi ve samimiyet gösterisi olarak bir tür selamlaşmak biçimidir. Ancak, üst el uzatmadan ast el uzatmamalıdır. Önce ev sahibi elini uzatır, sonra misafir. Bayanla tokalaşmak için önce erkek el uzatmamalı, ancak bayan uzatırsa ona mukabele edilmelidir. Tebrikatta tokalaşmaya daima en büyükten başlayın. Protokolde el öpme, yanaktan öpüşme yoktur. Bu sadece resmi olmayan, samimi ilişkilerde olabilir.

22-Makamca büyük olan hatır sormadan, makamca küçük olan hatır sormaz. Mesai arkadaşlarınızı özel ve önemli günlerde kutlamayı ihmal etmeyin, zaman zaman eş ve çocuklarının hatırını sorun, sağlıkları ile ilgilenin.

23-Tebrik kartları mutlaka elle yazılmalıdır. Matbu tebrik kartı kullanılacaksa hitap kısmı elle yazılmalıdır.

24-Bayan ve erkek astlarınız arasında fonksiyonel (görev) olarak ayırım yapmayın. Ancak bayanlara davranış olarak daha saygılı olun. Bir bayan içeri girince erkekler ayağa kalkar, odadan önce bayan çıkar, protokolde önce bayan oturur.

25-Çeşitli tören, toplantı, yemek gibi davetlerde, düzenleyen siz ya da kurumunuz ise; programın icra edileceği yeri önceden bizzat görün, düzenlemeleri kontrol edin. Masa, koltuk, oturma düzeni (gerekiyorsa isim kartları koyun), bayrak, poster, döviz gibi süslemeler, grup ve varsa öğrencilerin duracağı yer v.b. hususları gözden geçirin. Törenlerde, tören programı davetiyedekine uygun biçimde hazırlanarak protokole dahil zevatın oturduğu yerin önüne önceden bırakılmalıdır.

26-Basın mensuplarını ihmal etmeyin. Çalışmaları için uygun ortam sağlayın. Ancak yetkiniz sınırları içinde bilgi ve demeç verebileceğinizi unutmayın.

27-Her gün bakımlı ve temiz olmayı ihmal etmeyin. Günlük tıraşlı ve kravatlı olun; elbiseniz ütülü, ayakkabınız boyalı ve giysiniz renk olarak uyumlu olsun. Özellikle resmi toplantı, tören ve davetlerde elbiseniz koyu renk takım olsun. Gömleğiniz düz renk, ayakkabı ve çorabınız elbisenizle uyumlu olmalıdır.

Unutmayın; insanlar daima görünüşlerine göre karşılanır, şahsiyetlerine, konuşmalarına göre uğurlanır. Ancak uğurlanmak için karşılanmak gerekir.