Polis Evrak İmha İşlemi ve İmha Tutanağı Örneği

İşin yönetmelikte bilgilendirme kısmına geçmeden 2 adet tutanak örneği gösterelim. 1. tutanak Polis Merkezi Amirliğinin arşivinden imha evraklarını tespit edip tutanak ile imha işlemi için İlçe Emniyete teslim ettiğine dair ve 2. tutanak ilçe emniyetin yapacağı tutanak. Tutanakların alt kısmında imha işlemi ile ilgili yönetmelikte geçen hususlar bulunmaktadır.

Arşiv Yönetmeliği

Taşra teşkilatında birim arşivi ayıklama ve imha komisyonu:

            Madde 24 İl Emniyet Müdürlüklerinde, Birim Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu;

  1. İl Emniyet Müdürlüğü Şube Müdürlüklerinde; evrakı görüşülecek şubenin Şube Müdürü başkanlığında, aynı şubenin evrak işlerinden sorumlu biri rütbeli iki personelden,
  2. İlçe Emniyet Müdürlüklerinde; Başkomiser rütbesinde bir personel başkanlığında, biri evrak işlerinden sorumlu iki personelden,
  3. İlçe Emniyet Amirliklerinde; komiser rütbesinde bir personel başkanlığında, biri evrak işlerinden sorumlu iki personelden,
  4. Makama bağlı bürolarda; Büro Amiri başkanlığında, aynı büroda görevli biri evrak işlerinden sorumlu iki personelden,
  5. Polis Merkezi Amirliklerinde; Başkomiser rütbesinde bir personel başkanlığında, biri evrak işlerinden sorumlu biri rütbeli iki personelden,
  6. Polis Karakol Amirliklerinde; Karakol Amiri başkanlığında, biri karakolun evrak işlerinden sorumlu iki personelden,

İl merkezinde, Evrak ve Arşiv Şube Müdürlüğünden sorumlu İl Emniyet Müdür Yardımcısı,

İl merkezi dışındaki İlçe Emniyet Müdürlüğü ile bünyesinde bulunan Polis Merkezi Amirlikleri ve Polis Karakolu Amirlikleri Birim Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu İlçe Emniyet Müdürü, İlçe Emniyet Amirliği bünyesindeki Birim Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu İlçe Emniyet Amiri,

Tarafından teşekkül ettirilerek görevlendirilir.

İl Emniyet Müdürlüklerine bağlı Polis Hastanesinde birim arşivi ayıklama ve imha komisyonu, Hastane Müdürü başkanlığında, İdari İşler Şefi, Hasta İşlemleri Şefi ile Mali İdari İşler Şefliği ile Muhasebe ve Tahakkuk Şefliğinden birer personelden, Başhekim tarafından teşekkül ettirilir.

Doğrudan merkeze bağlı taşra teşkilatında birim arşivi ayıklama ve imha komisyonu oluşturulması

            Madde 25- Doğrudan Merkeze Bağlı Taşra Teşkilatı Birim Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu;

  1. Polis Akademisi Başkanlığı,

1) Başkanlığa bağlı Şube Müdürlüklerinde; evrakı imha edilecek şubenin Şube Müdürü başkanlığında, aynı şubenin evrak işlerinden sorumlu biri rütbeli iki personelden,

2) Güvenlik Bilimleri Fakültesi Dekanlığı Şube Müdürlüklerinde; evrakı imha edilecek şubenin Şube Müdürü başkanlığında, aynı şubenin evrak işlerinden sorumlu biri rütbeli iki personelden,

3) Güvenlik Bilimleri Enstitüsünde; Enstitü Müdürünün tespit edeceği bir amir başkanlığında, büro amirliklerinden birer rütbeli personelden,

4) Bölüm Başkanlığında; rütbeli bir personel başkanlığında, biri evrak işlerinden sorumlu iki personelden,

5) Döner Sermaye İşletmesinde; rütbeli bir personel başkanlığında, biri evrak işlerinden sorumlu iki personelden,

6) Poliklinikte, rütbeli bir personel başkanlığında, biri evrak işlerinden sorumlu iki personelden,

  • Polis Meslek Yüksek Okulu Müdürlüklerinde; Personel Şube Müdürü başkanlığında, her şubeden birer rütbeli personelden,
  • Polis Koleji Müdürlüğünde; Personel Şube Müdürü başkanlığında, her şubeden birer rütbeli personelden,
  • Polis Eğitim Merkezi Müdürlüklerinde; Personel Şube Müdürü başkanlığında, Eğitim Şube Müdürlüğü ile Satın alma Tahakkuk Şube Müdürlüğünden birer rütbeli personelden,
  • Polis Moral Eğitim Merkezi Müdürlüklerinde, Başkomiser rütbesinde bir personel başkanlığında, evrak işlerinden sorumlu biri rütbeli iki personelden,
  • Kriminal Polis Laboratuvarı Müdürlüklerinde; Personel ve Eğitim Şube Müdürü başkanlığında, Balistik İnceleme ve İz İnceleme Şube Müdürlüğünden birer rütbeli personelden,

                 Bu Birim Amirleri tarafından oluşturularak görevlendirilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çalışma Esasları

            Ayıklama ve imha komisyonlarının çalışma esasları ve yetkileri

            Madde 26- Birim ve kurum arşivlerinde bulunan, muhafazasına gerek kalmayan malzemelerin ayıklama ve imha işlemini yürütmek üzere her yılın Şubat ayı içerisinde yönetmeliğin 12 nci, 13 üncü ve 40 ıncı maddesinde sayılan birimlerde Ayıklama ve İmha Komisyonu oluşturulur.

            Komisyonlar, mart içerisinde çalışmalarına başlarlar. Komisyonların görevi, başlanılan çalışmaların tamamlanmasına kadar devam eder.

            Başlanılan çalışma tamamlanmadan, komisyon başkanı veya üyelerinden bir veya birkaçının herhangi bir nedenle değişmesi veya görevini yapamaz duruma düşmesi halinde, yerine yeni başkan veya üye görevlendirilir.

            Komisyon oluşturulması aşamasında, birimlerde belirtilen rütbede komisyonda görev alacak personel bulunmaması halinde, bu personelin yerine bir alt rütbedeki personel komisyonda başkan veya üye olarak görevlendirilir.

            Komisyonlar, yürüttükleri ayıklama ve imha çalışmalarında gerektiğinde Birim personelinden faydalanırlar ve bu konuda kendilerine her türlü talimatı verebilirler.

            Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonunda evrakı görüşülecek birimler, komisyonun yazılı olarak talepte bulunması halinde, yeteri kadar personeli çalışmalarında kendilerine yardımcı olmak üzere geçici olarak komisyon emrine verirler.

            Komisyonlar, üye tam sayısı ile toplanırlar ve kararlarını oy çokluğu ile alırlar. Çekimser oy kullanılamaz. Oy eşitliği halinde, komisyon başkanının oyu yönünde karar alınmış olur. Komisyon tarafından imhası uygun görülmeyen veya imhası reddedilen malzemeler, müteakip takvim yılı içerisinde yürütülecek ayıklama ve imha çalışmalarında ilgili komisyon tarafından yeniden değerlendirilmeye tabi tutulur.

ALTINCI KISIM

Ayıklama ve İmha Faaliyetleri

BİRİNCİ BÖLÜM

İmha Edilecek Malzemeler, Yapılacak İşlemler

            İmha edilecek malzemenin tespit ölçüsü

            Madde 27- Birimlerde bulunan malzemelerden Aidiyet Numarası Listesinde gösterilen saklama süresini dolduranlar, bu yönetmelik hükümlerine göre imha edilir.

            Ayrıca;

  1. Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması kapsamında, İstihbarat Dairesi Başkanlığı ile İl İstihbarat Şube Müdürlükleri tarafından diğer birimlere gönderilen birim veya kurum arşivinde muhafaza edilen, bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten ibaren hükümsüz sayılan istihbari bilgiler,
    1. Şekli ne olursa olsun her çeşit tekit yazıları,
    1. Elle, daktilo veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,
    1. Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınmış yazışmalardan geriye kalan anket, soru kağıtları, istatistiki formlar, çeşitli cetvel ve listeler ile bunlara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık dokümanları,
    1. Aynı tarih ve sayıdaki resmi gazetenin, birim arşivinde muhafaza edilen bir adedi dışındaki fazla nüshaları
    1. Birim tarafından çıkarılan veya birim dışından gelen yazının, çoğaltılarak birim içerisinde hizmet birimlerine kayda alınmadan dağıtımı yapılan aslı dışındaki çoğaltılmış kopya veya fotokopileri,
    1. Birim içerisinde, hizmet birimleri arasında yapılan, kesin sonuca bağlanmış kırtasiye, sarf ve ihtiyaç malzemesi talep, tahsis yazışmaları vb.
    1. Aynı konuda bir defa yazılan yazının her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,
    1. Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan işlemi tamamlanmış her türlü ara yazışmalar,
    1. Bir örneği takip veya saklamak üzere ilgili birim, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,
    1. Bir birim, daire, kurum ve kuruluş tarafından, diğer birim, daire, kurum ve kuruluşa sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, fotokopileri ile aslı ilgili birimde bulunan raporlara ait mütalaaların diğer birimlerde bulunan fazla kopyaları,
    1. Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon birimlerinde mal edilenler dışında kalanlar,
    1. Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, kitap, broşür, sirküler, form ve benzeri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı, matbu evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,
    1. Çalışma raporlarının fazla kopyaları,
    1. İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,
    1. Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında kesin sonuç doğurmayan yazışmalar,

r) Vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, 

            s) Davetiyeler, bayram tebrikleri, bu konudaki her türlü kutlama, göreve başlama mesajları, broşür ve benzerleri,

            t) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz olduklarına karar verilenler,

u) Yangın, su baskını, böcek veya haşere etkisine maruz kalması veya herhangi bir nedenle yıpranması sebebiyle istifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konulması mümkün olmayan, özelliğini kaybeden evrak ve benzerleri,

Yukarıda genel tarifler içerisinde sayılanlar ile bunların dışında kalıp da hizmetin yerine getirilmesi sırasında veya bürokratik gelişmeler sonucunda zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak, belge ve benzerleri, her yıl ilgili komisyonlarca gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, güncelliğini, hukuki kıymetini ve delil olma vasfını kaybedenler, ilmi kıymeti bulunmayanlar ile komisyon tarafından muhafazasına lüzum görülmeyenler ayıklanarak imha işlemine tabi tutulur.

Ancak, istihbari bilgiler hariç olmak üzere bu maddede sayılan malzemelerden olup da işlemi devam edenler, cari işlemlerde fiilen rolü bulunanlar, saklanmalarına kendi özel kanununda süre tayin edilenler ile herhangi bir davaya konu olanlar, saklama süresini doldurmuş olsalar dahi işleminin tamamlanmasına, cari işlemde fiili rolünün sona ermesine veya kendi özel kanununda belirtilen sürenin hitamına ya da davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulmazlar.

Defterlerin imhası

Madde 28- Bu yönetmelikte yer alan defterlerden saklama süresini dolduranların imhası, diğer malzemelerin imhasından ayrı olarak yapılır.

Saklama süresine dolduran defterler, 27 nci maddede sayılan malzemelerin imhasının tamamlanmasının ardından bizzat ayıklama ve imha komisyonları tarafından incelenir. Muhafazasına lüzum görülmeyen, imhasına karar verilen defterlerin imha listesi yapılır, ayrıca imha listesine ek olarak komisyon tarafından imhasının uygun görüldüğüne dair tutanak tanzim edilir.

Saklama süresini dolduran defterlerden komisyonlar tarafından imhası uygun bulunmayanların muhafazasına devam edilir. Bu defterler, müteakip takvim yılı içerisinde yapılacak ayıklama ve imha çalışmalarında ilgili komisyonlar tarafından yeniden değerlendirmeye tabi tutulur.

Elektronik ortama kaydedilen malzemeler

Madde 29- Birimler, hizmetin daha verimli, sağlıklı ve süratli şekilde yerine getirilmesi amacıyla teknolojik gelişmelere paralel olarak bünyelerinde bulunan malzemeleri, mikrofilm veyahut elektronik ya da dijital ortama aktararak muhafaza edebilirler. Ancak, bu durumda malzemelerin asıllarının muhafazasına devam edilir. Bu ortama kaydedilen veya bu ortamlarda teşekkül eden verilerin silinmesini, kaybolmasını önlemek, devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle yedeklenir.

Elektronik ortama kaydedilen malzemelerin asıllarının fiziki olarak imha edilmesi halinde, bunlara ait elektronik ortamda bulunan kayıt ile veriler de iptal edilir.

Birimlerde bulunan ve bilgisayar ortamına aktarılan defter veya fişler, ayrıca defter veya fiş olarak tutulmayabilir.

            Arşivde ayıklama işlemleri

Madde 30- Birim arşivi ile kurum arşivinde muhafaza edilen malzemeler, ilgili komisyonlar tarafından arşive intikal ediş sırasına öncelik verilerek, yönetmeliğin 8 ve 27 nci maddesi dikkate alınarak kontrolden geçirilir, imhası uygun görünenler tespit edilerek ayrılır .

            İmha edilecek malzemeler ile ilgili yapılacak işlemler

Madde 31- Ayrımı yapılan ve komisyonlar tarafından imhası uygun görülen malzemeler, aidiyet numarasına göre, aidiyet numarası yoksa konusuna göre tasnif edilir. Aynı aidiyet numarasında ya da aynı konuda olanlar bir arada olmak üzere birim arşivinde imha edilecek malzeme için, analitik envanter şeklinde (EK-7) Birim Arşivi İmha Listesi, kurum arşivinde imha edilecek malzeme için nümerik envanter esaslı (EK-8) Kurum Arşivi İmha Listesi yapılır. İki nüsha olarak tanzim edilen İmha Listesinin her sayfası komisyon başkan ve üyeleri tarafından parafe ile son sayfası imza edilir.

Yapısı itibariyle özellik arz eden sicil dosyası, trafik tescil dosyası, defter, evrak föyü ve benzeri malzemenin imha listesinin düzenlenmesinde aidiyet numarası yerine sicil numarası, plaka no, kod numarası veya yıl ve benzeri bilgiler kullanılabilir.

İKİNCİ BÖLÜM

İmha Listesinin Kesinlik Kazanması

            İmha listesinin onayı ve kesinlik kazanması

            Madde 32- Hazırlanan İmha Listelerinden;

A) Birim Arşivi İmha Listelerinin,

  1. Genel Müdüre doğrudan bağlı birimlerde Birim Amiri,
  2. Genel Müdürlükte, evrakı imha edilecek birimin bağlı bulunduğu Genel Müdür Yardımcısı,
  3. İl Emniyet Müdürlüklerinde, Evrak ve Arşiv Şubesinden sorumlu İl Emniyet Müdür Yardımcısı,
  4.  

B) Kurum Arşivi İmha Listelerinin,

  1. Genel Müdürlükte, Arşiv ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığından sorumlu Genel Müdür Yardımcısı,
  2. İl Emniyet Müdürlüklerinde, İl Emniyet Müdürü veya yetki vereceği Müdür Yardımcısı,

            C) Doğrudan Merkeze Bağlı Taşra Teşkilatında; Polis Akademisi Başkanlığı, Polis Meslek Yüksek Okulu Müdürlüğü, Polis Koleji Müdürlüğü, Polis Eğitim Merkezi Müdürlüğü, Moral Eğitim Merkezi Müdürlüğü, Kriminal Polis Laboratuvarı Müdürlüğünde hazırlanan birim ve kurum arşivi İmha Listelerinin, bu Birim Amirleri,

            Koruma Müdürlüklerinde, birim arşivi imha listesinin bağlı olunan makam,

            Tarafından onaylanmasını müteakip kesinlik kazanır.

            Polis Hastanesinde düzenlenen birim ve kurum arşivi imha listesi Başhekim tarafından onaylanır.

            İmhası kesinleşen malzemeler, bir sonraki maddede belirtilen şekilde imha edilerek iki nüsha (EK-9) İmha Tutanağı düzenlenir. Komisyon başkanı ve üyeleri tarafından imza altına alınan imha tutanağı, İmha Listesi ile birlikte muhafaza edilir.

            İmha listelerinin bir adedi birim arşivinde, diğer bir adedi ise kurum arşivinde kendilerine ayrılan özel yerde her an denetime hazır vaziyette saklama süresi sonuna kadar muhafaza edilir.

            İmha şekli

            Madde 33- Emniyet Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatı birimlerinde imhası kesinleşen malzemelerin imhası sırasıyla aşağıda belirtilen şekilde yapılır.

            a) İmha edilecek malzemelerin üzerindeki iğne, raptiye, tel gibi maddeli kısımları ile kullanma imkanı olan klasör ve dosyalar ayrılır.

b) Gizli olanlar ile başkaları tarafından görülüp okunması mahzurlu bulunan malzemeler özel makinelerde okunmayacak şekilde kırpıldıktan sonra, bunun dışında kalanlar ise kıyılmadanSEKA’ya gönderilir.

            c) Önceki bentlerde belirtilen işleme tabi tutulan malzemelerin, o yerde SEKA veya bağlı biriminin bulunmaması nedeniyle bu kuruluşa gönderilmesinin mümkün olmaması halinde, Maliye Bakanlığının 13.07.2004 gün ve B.07.MEG.0.24/3302-9836-23954 sayılı yazısı ve 193 sayılı Milli Emlak Genel Tebliğ hükümleri gereğince TASİŞ Bölge Müdürlükleri veya Şube Müdürlüklerine, bunların olmadığı yerlerde ise Defterdarlık veya Mal müdürlüklerine gönderilir.

            d) İmhası kesinleşen malzemelerin ekonomik değerinin bulunmaması veya miktarının az olması nedeniyle (b) ve (c) bendinde adı geçen kuruluşa gönderilmesinin ekonomik değerinden fazla maddi külfet getireceğinin ilgili ayıklama ve imha komisyonu tarafından tespit edilmesi halinde, komisyonun bir üyesi nezaretinde mahallinde yakılarak imha edilir. Ayrıca, bu hususta tutanak tanzim edilerek imza altına alınır.

            İmhası kesinleşen malzemelerden imha şekli özel mevzuatla tespit edilmiş malzemenin imhası, kendi özel mevzuatına uygun olarak yapılır.

            Birimler, imhası kesinleşen malzemelerin okunmayacak şekilde kırpılması için kurum arşivine lazım gelen teknik teçhizatı sağlarlar.

İlk yorum yapan olun

Bir yanıt bırakın